Per organizzare un evento a Milano, così come in ogni altra grande città, occorre valutare una serie di fattori che ne determineranno il successo. Sicuramente non si tratta di un’impresa facile visti anche i tempi che viviamo ed è proprio per questo che siamo qui a suggerire quali step seguire per riuscire a farlo in modo brillante.
C’è da considerare che la migliore opzione alternativa sarebbe quella di contattare un’agenzia di organizzazione eventi Milano e affidare il lavoro agli esperti. In questo modo hai tutto il tempo per dedicarti alle attività collaterali e, perché no, goderti meglio l’evento. Se però volessi procedere da solo ecco cosa è importante sapere per procedere.
Che finalità ha l’evento?
Le finalità dell’evento sono il primo step da cui partire perché ci aiuteranno a stabilire tutta una serie di fattori organizzativi. Per prima cosa chiediti perché stai organizzando un evento e a chi ti rivolgi e poi inizia a ragionare su tutto il resto. Se non hai chiarito questo punto sarà pressoché impossibile passare a quello successivo.
Di quale budget disponi?
Una volta definite le finalità ed il pubblico ideale dovrai ragionare sul budget. Di quale cifra disponi? Come vorrai allocarla per gestire tutte le spese che l’evento comporta? La partecipazione sarà gratuita o a pagamento?
Quale ritorno speri di ottenere? Per quante persone stai organizzando l’evento? In queste domande c’è una risposta essenziale che ti servirà per prenotare tutti i servizi e poterti permettere di pagarli oltre a ottenere eventuali ritorni economici o relazionali.
Hai considerato bene spostamenti e location?
Milano è una città enorme se consideriamo la periferia. La scelta della location deve risultare pratica da raggiungere sia con i mezzi pubblici che con la macchina e non solo.
La location va stabilita in base alla sua capienza, al rispetto delle norme anti-Covid e non deve creare intralci o problemi alle zone circostanti, soprattutto nel caso in cui l’evento sia rivolto a molte persone.
Si tratta di un’attiva complessa per chi è alle prime armi perché anche se Milano offre tante alternative è pur vero che le agenzie specializzate in organizzazione eventi possiedono già liste precompilate che semplificano la ricerca.
Come trattare con i fornitori?
Altro punto da sbrigare è quello che riguarda il rapporto con i fornitori. È necessario ragionare parallelamente al budget stanziato per tutti i servizi di cui avrai bisogno e, soprattutto, non ridursi all’ultimo momento per prendere una decisione. Meglio chiedere preventivi con largo anticipo e fare patti molto chiari prima dell’evento, soprattutto dal punto di vista dei pagamenti.
Chi promuoverà l’evento?
Infine ci sarà da promuovere l’evento, organizzare le prenotazioni o la biglietteria e, dunque, dare una forma definita a tutta l’organizzazione. Per farlo bisognerà sfruttare le piattaforme e i luoghi di promozione coerenti con il pubblico a cui è rivolto l’evento e, ovviamente, ci vorranno grafiche, contenuti testuali e creativi da diffondere in forma tradizionale o online. Per tutte queste ragioni contattare un’agenzia specializzata nell’organizzazione eventi, come vedi, è sempre preferibile al fai da te.
